Ochrana osobních údajů

Prohlášení o ochraně osobních údajů

Ochrana Vašich osobních údajů je pro nás důležitá. Ve společnosti Sofia Jewelry, s. r. o., Obchodná 53, 811 06 Bratislava, IČO: 44 708 378, zapsaná: Okr. súd Bratislava I, IV. číslo 58031/B, oddíl Sro, (dále jen Společnost) se zavazujeme Vaše osobní údaje chránit.

V tomto dokumentu naleznete informace o tom, proč, kdy, jak a jaké osobní údaje ve Společnosti zpracováváme. Naleznete tu také způsob, jak nás kontaktovat, když budete mít otázky týkající se zpracování Vašich osobních údajů.

Prohlášení o ochraně osobních údajů můžeme za určitých okolností měnit a aktualizovat. Doporučujeme Vám, abyste se ve vlastním zájmu vždy ujistili, že máte aktuální informace.

Zavazujeme se uskutečnit veškerá opatření, abychom zabránili zneužití osobních údajů, které nám poskytujete. Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze v případě existence právního titulu pro zpracování osobních údajů.

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme následující osobní údaje:

a)         identifikační údaje, pod kterými se v případě zákazníka myslí hlavně jméno a příjmení;

b)         kontaktní údaje, kterými se rozumějí osobní údaje, které nám umožňují kontakt s Vámi, a to hlavně e-mailová adresa, telefonní číslo a kontaktní adresa;

c)         údaje o Vašich nákupech, kterými jsou hlavně údaje o zboží a službách, které jste si u nás objednali nebo zakoupili, údaje o platbách a údaje o reklamacích.

Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?

V rámci naší činnosti zpracováváme osobní údaje pro různé účely a v různém rozsahu:

a)         bez Vašeho souhlasu na základě plnění smlouvy, našeho oprávněného zájmu nebo z důvodu plnění právní povinnosti, nebo

b)         na základě Vašeho souhlasu.

Jaké zpracování můžeme vykonávat bez Vašeho souhlasu závisí na tom, k jakému účelu příslušné zpracování směřuje.

Souhlas dotčené osoby

Na základě souhlasu dotyčné osoby zpracovává Společnost osobní údaje pro následující účely:

Věrnostní program

Zákazník po nákupu může vstoupit do věrnostního programu, kde jako člen tohoto programu má nárok na různé slevy na budoucí nákupy a další výhody členství v programu, například mu budou zasílané informace o novinkách, probíhajících akcích a spotřebitelských soutěžích. Zákazníkovi je vystavena karta, která potvrzuje jeho účast ve věrnostním programu, přičemž karta je nepřenosná. Při vstupu do věrnostního programu zákazník uděluje svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný souhlas se zpracováním jeho osobních údajů pro tento účel v rozsahu jméno, příjmení, e-mailová adresa. Samotná registrace je dvoufázová a vyžaduje od návštěvníka, aby potvrdil svou e-mailovou adresu kliknutím na odkaz v aktivačním e-mailu.

Souhlas platí po dobu členství zákazníka ve věrnostním programu, přičemž tento souhlas je možné kdykoli odvolat – každá zaslaná informace obsahuje odkaz na odvolání souhlasu. Odvolat souhlas je možné také písemně na adresu sídla společnosti, telefonicky na hot-line linku společnosti nebo e-mailem na adresu info@sofia.sk.

Poskytnutí a zpracování osobních údajů zákazníka je nevyhnutelnou podmínkou členství v zákaznickém programu a poskytování zákaznických výhod Společností; nemožnost zpracování osobních údajů bude vést k zániku členství v zákaznickém programu.

Spotřebitelská soutěž

V případě, že v čase, kdy zákazník uskutečnil nákup, probíhá spotřebitelská soutěž organizovaná Společností, po udělení svobodného, konkrétního, informovaného a jednoznačného souhlasu se zpracováním jeho osobních údajů pro účel organizace soutěže, bude zákazník zařazen do soutěže. Osobní údaje jsou v rozsahu jméno, příjmení, e-mailová adresa a telefon, aby bylo možné vítěze soutěže kontaktovat.

Souhlas platí do ukončení soutěže. Souhlas může zákazník odvolat i dříve, a to písemně na adresu sídla společnosti. Odvoláním souhlasu zaniká účast soutěžícího v soutěži stejně jako nárok na výhru.

Zákazník se může rozhodnout, že mimo soutěže vstoupí také do věrnostního programu, pokud do té soby není jeho členem. Jeho rozhodnutí nemá vliv na účast v soutěži.

Zasílání novinek e-mailem (newsletter)

Návštěvník stránky www.sofia.sk při přihlášení se na odběr novinek dává svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný souhlas se zasíláním informací o novinkách, probíhajících akcích a spotřebitelských soutěžích Společnosti a se zpracováním jeho osobních údajů pro tento účel v rozsahu jméno, příjmení, e-mailová adresa. Samotná registrace je dvoufázová a vyžaduje od návštěvníka, aby potvrdil svou e-mailovou adresu kliknutím na odkaz v aktivačním e-mailu.

Souhlas platí 5 let nebo do jeho odvolání, které je možné učinit kdykoli – každý zaslaný newsletter obsahuje odkaz na odvolání souhlasu. Zrušit odběr newsletteru je možné i písemně na adresu sídla Společnosti, telefonicky na hot-line linku Společnosti nebo e-mailem na adresu info@sofia.sk.

Zpracovávání na základě plnění smlouvy

Objednávka zboží/služeb přes e-shop

V případě objednání zboží/služeb přes e-shop Společnost zpracovává osobní údaje zákazníka na základě kupní smlouvy, jejíž uzavření bylo realizované přes internet (smlouva uzavřená na dálku).

Osobní údaje zákazníka se zpracovávají v rozsahu jméno, příjmení, adresa, telefonní číslo a e-mailová adresa.

Údaje se zpracovávají maximálně po dobu 10 let po skončení platnosti smlouvy, a to pro potřeby řádného vedení účetnictví a plnění daňových povinností.

Zpracovatelem těchto osobních údajů mohou být na základě zprostředkovatelské smlouvy další společnosti, které zabezpečují samotné plnění předmětu smlouvy.

Doručování zásilek

V případě potřeby doručení zboží Společnost zpracovává osobní údaje zákazníka na základě kupní smlouvy, jejíž uzavření bylo realizované přes internet (smlouva uzavřená na dálku).

Osobní údaje zákazníka se zpracovávají v rozsahu jméno, příjmení, adresa, telefonní číslo a e-mailová adresa.

Údaje se zpracovávají po dobu, která je potřebná k doručení dané zásilky.

Zpracovatelem těchto osobních údajů mohou být na základě zprostředkovatelské smlouvy další společnosti, které zabezpečují samotné doručení předmětu smlouvy.

Zpracování reklamací

V případě reklamace zboží, nebo služby ze strany zákazníka zpracovává Společnost osobní údaje zákazníka na základě kupní smlouvy.

Osobní údaje zákazníka se zpracovávají v rozsahu jméno, příjmení, adresa, telefonní číslo a e-mailová adresa.

Údaje se zpracovávají během trvání záruční doby – standardně po dobu 2 let, pokud nebyla záruční doba dohodnutá jinak, nebo prodloužená.

Zpracovatelem těchto osobních údajů mohou být na základě zprostředkovatelské smlouvy další společnosti, které zabezpečují samotné vyřešení dané reklamace.

Zpracování na základě oprávněného zájmu

Kamerový systém

Při Vaší návštěvě prostorů Společnosti můžeme zpracovávat nahrávku z kamerového systému, na které můžete být zaznamenaný, a to na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez Vašeho souhlasu) za účelem ochrany našeho i Vašeho majetku a osob pohybujících se v prostorech Společnosti a jeho okolí, což je zároveň náš oprávněný zájem.

Pro tento účel osobní údaje uchováváme po dobu maximálně 30dní. Proti tomuto zpracovávání máte právo uplatnit námitku.

Komunikace se zákazníkem

Pokud u nás zakoupíte zboží nebo služby, uchováme Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o Vašich nákupech na základě našeho oprávněného zájmu (bez Vašeho souhlasu) za účelem naší vnitřní evidence a kontroly, taktéž za účelem zkvalitňování našich služeb. Našimi oprávněnými zájmy jsou v tomto případě zvyšování kvality poskytovaných služeb, informování zákazníka o novém zboží a službách daného e-shopu s cílem podpořit jejich prodejnost.

Osobní údaje zákazníka se zpracovávají v rozsahu jméno, příjmení, adresa, telefonní číslo a e-mailová adresa.

Údaje se zpracovávají po dobu 2 let od posledního nákupu.

Zpracovatelem těchto osobních údajů mohou být na základě zprostředkovatelské smlouvy další společnosti, které zabezpečují marketingovou komunikaci s existujícími zákazníky. Proti těmto zpracováváním realizovaným na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

Watchdog

V případě nedostupnosti zboží máte jako registrovaný zákazník možnost nastavit si pro zvolený produkt tzv. watchdog (sledovacího psa), přičemž cílem je, aby Vám Společnost zaslala e-mail s upozorněním, že produkt, na který byl watchdog nastavený, je opět dostupný.

Osobní údaje zákazníka se zpracovávají v rozsahu jméno, příjmení a e-mailová adresa.

Údaje se zpracovávají po dobu maximálně 6 měsíců od nedostupnosti Vámi zvoleného produktu.

Zpracovatelem těchto osobních údajů mohou být na základě zprostředkovatelské smlouvy další společnosti, které zabezpečují marketingovou komunikaci s existujícími zákazníky. Proti těmto zpracováváním realizovaným na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

Opuštěný košík

V případě, že jste jako registrovaný zákazník nedokončili svůj nákup, případně nedokončili platbu, Vám může Společnost zaslat e-mail s upozorněním a obsahem košíku.

Osobní údaje zákazníka se zpracovávají v rozsahu jméno, příjmení a e-mailová adresa.

Údaje se zpracovávají po dobu maximálně 4 týdnů od nedokončení nákupu.

Zpracovatelem těchto osobních údajů mohou být na základě zprostředkovatelské smlouvy další společnosti, které zabezpečují marketingovou komunikaci s existujícími zákazníky. Proti těmto zpracováváním realizovaným na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

Sledování svátků zákazníka

V případě sledování svátků zákazníka se jedná o marketingovou aktivitu, kdy Vám společnost v čase Vašeho svátku pošle gratulaci a případně dárek, například ve formě kuponu na slevu.

Osobní údaje zákazníka se zpracovávají v rozsahu jméno, příjmení a e-mailová adresa, den a měsíc narození.

Údaje se zpracovávají po dobu maximálně 2 roky od posledního nákupu.

Zpracovatelem těchto osobních údajů mohou být na základě zprostředkovatelské smlouvy další společnosti, které zabezpečují marketingovou komunikaci s existujícími zákazníky. Proti těmto zpracováváním realizovaným na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

Reaktivace

Pokud jako registrovaný zákazník delší dobu nevyvíjíte v e-shopu aktivitu, Společnost se záměrem Vás motivovat k dalšímu nákupu, Vás může kontaktovat, případně Vám zašle kód se slevou na další nákup.

Osobní údaje zákazníka se zpracovávají v rozsahu jméno, příjmení a e-mailová adresa.

Údaje se zpracovávají po dobu maximálně 2 roky od posledního nákupu.

Zpracovatelem těchto osobních údajů mohou být na základě zprostředkovatelské smlouvy další společnosti, které zabezpečují marketingovou komunikaci s existujícími zákazníky. Proti těmto zpracováváním realizovaným na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

Segmentace

Na základě toho, co v e-shopu nakoupíte, Vám mohou být Společností zasílány informace o podobném zboží, jako je to, které jste zakoupili.

Osobní údaje zákazníka se zpracovávají v rozsahu jméno, příjmení a e-mailová adresa.

Údaje se zpracovávají po dobu maximálně 2 roky od posledního nákupu.

Zpracovatelem těchto osobních údajů mohou být na základě zprostředkovatelské smlouvy další společnosti, které zabezpečují marketingovou komunikaci s existujícími zákazníky. Proti těmto zpracováváním realizovaným na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

Upselling

Na základě obsahu Vašeho košíku/případně na základě zboží, které jste už v e-shopu zakoupili předtím, se Vám při dokončování jeho objednávky (v jejím platebním procesu) může zobrazit Společností doporučené zboží k dalšímu nákupu.

Osobní údaje zákazníka se zpracovávají v rozsahu jméno, příjmení a e-mailová adresa.

Údaje se zpracovávají po dobu maximálně 2 roky od posledního nákupu.

Zpracovatelem těchto osobních údajů mohou být na základě zprostředkovatelské smlouvy další společnosti, které zabezpečují marketingovou komunikaci s existujícími zákazníky. Proti těmto zpracováváním realizovaným na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

Zpracování na základě plnění právních povinností

Společnost si musí plnit určité zákonem stanovené povinnosti. Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme právě z tohoto důvodu, nemusíme získat pro takové zpracování Váš souhlas. Na tomto právním základě zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o nákupech, přičemž se jedná hlavně o následující zákony:

  • Zákon č. 250/2007 Z. z. SR o ochraně spotřebitele ve znění pozdějších předpisů
  • Zákon č. 222/2004 Z. z. SR o dani z přidané hodnoty ve znění pozdějších předpisů
  • Zákon č. 431/2002 Z. z. SR o účetnictví ve znění pozdějších předpisů SR

Pro tyto účely osobní údaje zpracováváme po dobu 10 let.

Jaké máte práva při zpracování osobních údajů?

Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování Vašich osobních údajů, máte taktéž Vy při zpracování Vašich údajů určitá práva. Mezi tato práva patří:

Právo na přístup

V podstatě máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde Vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaké máte další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů. To vše se můžete dozvědět v tomto dokumentu. Pokud si však nejste jistí, které osobní údaje o Vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii Vám poskytneme bezplatně a další kopii už s poplatkem.

Právo na opravu

Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, případně doplnili.

Právo na vymazání

V některých případech máte právo na to, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněný některý z následujících důvodů:

  • Vaše osobní údaje už nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali;
  • odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je Váš souhlas nevyhnutný a zároveň nemáme jiný důvod, proč tyto údaje potřebujeme dále zpracovávat;
  • využijete svého práva vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů a my zjistíme, že už žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme;
  • domníváte se, že námi provedené zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.

Mějte však prosím na paměti, že i když se bude jednat o jeden z těchto důvodů, neznamená to, že ihned smažeme veškeré Vaše osobní údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění naší právní povinnosti nebo určení, výkon či obhajobu našich právních nároků.

Právo na omezení zpracování

V některých případech můžete mimo práva na vymazání využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo Vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení Vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však ne navždy (jako v případě práva na vymazání), ale během omezené doby.

Právo na přenositelnost

Máte právo získat od nás veškeré Vaše osobní údaje, které jste nám Vy sami poskytli a které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu a na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje Vám poskytneme v strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na Vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích.

Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, ke kterému dochází na základě našeho oprávněného zájmu. Pokud se jedná o marketingové aktivity, přestaneme Vaše osobní údaje zpracovávat bez dalších podmínek; v ostatních případech tak učiníme, pokud nebudeme mít závažné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.

Právo podat stížnost

Uplatněním práv výše uvedenými způsoby není nijak dotknuté Vaše právo podat stížnost na příslušný úřad. Toto právo můžete uplatnit především v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Stížnost proti námi provozovanému zpracování osobních údajů můžete podat na Úřad pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Hraničná 12, 820 07 Bratislava, Slovenská republika.

Jak je možné uplatnit jednotlivá práva?

Ve veškerých záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať už se jedná o žádost o informaci, uplatnění práva, podání stížnosti nebo jiný typ požadavku, se můžete obracet na zodpovědnou osobu pro ochranu osobních údajů pověřenou Společností.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, převážně z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění Vás samozřejmě budeme informovat.

Zodpovědná osoba pro ochranu osobních údajů

Zodpovědnou osobu, která je Vám k dispozici ve veškerých záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů je možné kontaktovat na e-mailové adrese gdpr@sofia.sk.