Ochrana osobných údajov

 

Vyhlásenie o ochrane osobných údajov

Ochrana Vašich osobných údajov je pre nás dôležitá. V spoločnosti Sofia Jewelry, s.r.o., Obchodná 53, 811 06 Bratislava, IČO: 44 708 378, zapísaná: Okr. súd Bratislava I, Vl. číslo 58031/B, oddiel Sro, (ďalej len Spoločnosť) sa zaväzujeme Vaše osobné údaje chrániť.

V tomto dokumente nájdete informácie o tom, prečo, kedy, ako, a aké osobné údaje v Spoločnosti spracovávame. Nájdete tu tiež spôsob, ako nás kontaktovať, keď budete mať otázky týkajúce sa spracovávania Vašich osobných údajov.

Vyhlásenie o ochrane osobných údajov môžeme za určitých okolností meniť a aktualizovať. Odporúčame Vám, aby ste sa vo vlastnom záujme vždy uistili, že máte aktuálne informácie.

Zaväzujeme sa uskutočniť všetky opatrenia, aby sme zabránili zneužitiu osobných údajov, ktoré nám poskytujete. Vaše osobné údaje budeme spracovávať iba v prípade existencie právneho titulu pre spracovanie osobných údajov.

Aké osobné údaje spracovávame?

Spracovávame nasledujúce osobné údaje:

a)      identifikačné údaje, pod ktorými sa v prípade zákazníka myslí najmä meno a priezvisko;

b)      kontaktné údaje, ktorými sa rozumejú osobné údaje, ktoré nám umožňujú kontakt s Vami, a to najmä e-mailová adresa, telefónne číslo a kontaktná adresa;

c)       údaje o Vašich nákupoch, ktorými sú najmä údaje o tovaroch a službách, ktoré ste si u nás objednali, alebo zakúpili, údaje o platbách a údaje o reklamáciách.

Prečo osobné údaje spracovávame a čo nás k tomu oprávňuje?

V rámci našej činnosti spracovávame osobné údaje pre rôzne účely a v rôznom rozsahu:

a)      bez Vášho súhlasu na základe plnenia zmluvy, nášho oprávneného záujmu alebo z dôvodu plnenia právnej povinnosti, alebo

b)      na základe Vášho súhlasu.

Aké spracovania môžeme vykonávať bez Vášho súhlasu, závisí na tom, k akému účelu príslušné spracovanie smeruje.

Súhlas dotknutej osoby

Na základe súhlasu dotknutej osoby spracováva Spoločnosť osobné údaje za nasledovnými účelmi:

Vernostný program

Zákazník po nákupe môže vstúpiť do vernostného programu, kde ako člen tohoto programu má nárok na rôzne zľavy na budúce nákupy a ďalšie výhody členstva v programe, napríklad mu budú zasielané informácie o novinkách, prebiehajúcich akciách a spotrebiteľských súťažiach. Zákazníkovi je vystavená karta, ktorá potvrdzuje jeho účasť vo vernostnom programe, pričom karta je neprenosná. Pri vstupe do vernostného programu zákazník dáva slobodný, konkrétny, informovaný a jednoznačný súhlas so spracovaním jeho osobných údajov na tento účel v rozsahu meno, priezvisko, e-mailová adresa. Samotná registrácia je dvojfázová a vyžaduje od návštevníka, aby potvrdil svoju e-mailovú adresu kliknutím na linku v aktivačnom e-maile.

Súhlas platí počas členstva zákazníka vo vernostnom programe, pričom tento súhlas je možné kedykoľvek odvolať - každá zaslaná informácia obsahuje odkaz na odvolanie súhlasu. Odvolať súhlas je možné aj  písomne na adresu sídla spoločnosti, telefonicky na hot-line linku spoločnosti alebo e-mailom na adresu info@sofia.sk.

Poskytnutie a spracúvanie osobných údajov zákazníka je nevyhnutnou podmienkou členstva v zákazníckom programe a poskytovania zákazníckych výhod Spoločnosťou; nemožnosť spracúvania osobných údajov bude viesť k zániku členstva v zákazníckom programe.

Spotrebiteľská súťaž

V prípade, že v čase, keď zákazník uskutočnil nákup, prebieha spotrebiteľská súťaž organizovaná Spoločnosťou, po udelení slobodného, konkrétneho, informovaného a jednoznačného súhlasu so spracovaním jeho osobných údajov na účel organizácie súťaže, bude zákazník zaradený do súťaže. Osobné údaje sú v rozsahu meno, priezvisko, e-mailová adresa a telefón, aby bolo možné kontaktovať víťazov súťaže.

Súhlas platí do ukončenia súťaže. Súhlas môže zákazník odvolať aj skôr a to písomne na adresu sídla spoločnosti. V takom prípade ho však v prípade výhry nie je možné kontaktovať.

Zákazník sa môže rozhodnúť, že okrem súťaže vstúpi aj do vernostného programu, ak ešte nie je jeho členom. Jeho rozhodnutie nemá vplyv na účasť v súťaži.

Zasielanie noviniek e-mailom (newsletter)

Návštevník stránky www.sofia.sk pri prihlásení sa na odber noviniek dáva slobodný, konkrétny, informovaný a jednoznačný súhlas so zasielaním informácií o novinkách, prebiehajúcich akciách a spotrebiteľských súťažiach Spoločnosti a so spracovaním jeho osobných údajov na tento účel v rozsahu meno, priezvisko, e-mailová adresa. Samotná registrácia je dvojfázová a vyžaduje od návštevníka, aby potvrdil svoju e-mailovú adresu kliknutím na linku v aktivačnom e-maily.

Súhlas platí 5 rokov, alebo do jeho odvolania, ktoré je možné spraviť kedykoľvek - každý zaslaný newsletter obsahuje odkaz na odvolanie súhlasu. Zrušiť odber newslettera je možné aj  písomne na adresu sídla spoločnosti, telefonicky na hot-line linku spoločnosti alebo e-mailom na adresu info@sofia.sk.

Spracovanie na základe plnenia zmluvy

Objednávka tovaru/služieb cez e-shop

V prípade objednania tovaru/služieb cez e-shop Spoločnosť spracováva osobné údaje zákazníka na základe kúpnej zmluvy, ktorej uzatvorenie bolo realizované cez internet (zmluva uzavretá na diaľku).

Osobné údaje zákazníka sú spracovávané v rozsahu meno, priezvisko, adresa, telefónne číslo a e-mailová adresa.

Údaje sa spracovávajú maximálne po dobu 10 rokov po skončení platnosti zmluvy a to pre potreby riadneho vedenia účtovníctva a plnenia daňových povinností.

Prijímateľom týchto osobných údajov môžu byť na základe sprostredkovateľskej zmluvy ďalšie spoločnosti, ktoré zabezpečujú samotné plnenie predmetu zmluvy.

Doručovanie zásielok

V prípade potreby doručenia tovaru Spoločnosť spracováva osobné údaje zákazníka na základe kúpnej zmluvy, ktorej uzatvorenie bolo realizované cez internet (zmluva uzavretá na diaľku).

Osobné údaje zákazníka sú spracovávané v rozsahu meno, priezvisko, adresa, telefónne číslo a e-mailová adresa.

Údaje sa spracovávajú po dobu potrebnú k doručeniu danej zásielky.

Prijímateľom týchto osobných údajov môžu byť na základe sprostredkovateľskej zmluvy ďalšie spoločnosti, ktoré zabezpečujú samotné doručenie predmetu zmluvy.

Spracovanie reklamácií

V prípade reklamácie tovaru, alebo služby zo strany zákazníka Spoločnosť spracováva osobné údaje zákazníka na základe kúpnej zmluvy.

Osobné údaje zákazníka sú spracovávané v rozsahu meno, priezvisko, adresa, telefónne číslo a e-mailová adresa.

Údaje sa spracovávajú počas trvania záručnej doby – štandardne po dobu 2 rokov, pokiaľ nebola záručná doba dohodnutá inak, alebo predĺžená.

Prijímateľom týchto osobných údajov môžu byť na základe sprostredkovateľskej zmluvy ďalšie spoločnosti, ktoré zabezpečujú samotné vyriešenie danej reklamácie.

Spracovanie na základe oprávneného záujmu

Kamerový systém

Pri Vašej návšteve priestorov Spoločnosti môžeme spracovávať nahrávku z kamerového systému, na ktorej môžete byť zaznamenaný, a to na základe nášho oprávneného záujmu (teda bez Vášho súhlasu) za účelom ochrany nášho i Vášho majetku a osôb pohybujúcich sa v priestoroch Spoločnosti a jeho okolí, čo je zároveň náš oprávnený záujem.

Pre tento účel osobné údaje uchovávame po dobu najviac 30 dní. Proti tomuto spracovaniu máte právo uplatniť námietku.

Komunikácia so zákazníkom

Pokiaľ u nás nakúpite tovar , alebo služby, uchováme Vaše identifikačné a kontaktné údaje a údaje o Vašich nákupoch na základe nášho oprávneného záujmu (bez Vášho súhlasu) za účelom našej vnútornej evidencie a kontroly, ako aj za účelom skvalitňovania našich služieb. Našimi oprávnenými záujmami sú v tomto prípade zvyšovanie kvality poskytovaných služieb, informovanie zákazníka o novom tovare a službách daného e-shopu s cieľom podporiť ich predajnosť.

Osobné údaje zákazníka sú spracovávané v rozsahu meno, priezvisko, adresa, telefónne číslo a e-mailová adresa.

Údaje sa spracovávajú po dobu 3 rokov od posledného nákupu.

Prijímateľom týchto osobných údajov môžu byť na základe sprostredkovateľskej zmluvy ďalšie spoločnosti, ktoré zabezpečujú marketingovú komunikáciu s existujúcimi zákazníkmi.Proti týmto spracovaniam realizovaným na základe nášho oprávneného záujmu máte právo uplatniť námietku.

Spracovanie na základe plnenia právnych povinností

Spoločnosť si musí plniť určité zákonom stanovené povinnosti. Pokiaľ Vaše osobné údaje spracovávame práve z tohto dôvodu, nemusíme získať pre takéto spracovanie Váš súhlas. Na tomto právnom základe spracovávame Vaše identifikačné a kontaktné údaje a údaje o nákupoch, pričom ide najmä o nasledovné zákony:

  • Zákon č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa v znení neskorších predpisov
  • Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov
  • Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov

Pre tieto účely osobné údaje spracovávame po dobu 10 rokov.

Aké máte práva pri spracovaní osobných údajov?

Rovnako ako my máme svoje práva a povinnosti pri spracovaní Vašich osobných údajov, máte taktiež Vy pri spracovaní Vašich osobných údajov určité práva. Medzi tieto práva patria:

Právo na prístup

V podstate máte právo vedieť, aké údaje o Vás spracovávame, za akým účelom, po akú dobu, kde Vaše osobné údaje získavame, komu ich predávame, kto je okrem nás spracováva a aká máte ďalšie práva súvisiace so spracovaním Vašich osobných údajov. To všetko sa môžete dozvedieť v tomto dokumente. Pokiaľ si však nie ste istí, ktoré osobné údaje o Vás spracovávame, môžete nás požiadať o potvrdenie, či osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú, sú či nie sú z našej strany spracovávané, a pokiaľ tomu tak je, máte právo získať prístup k týmto  osobným údajom. V rámci práva na prístup nás môžete požiadať o kópiu spracovávaných osobných údajov, pričom prvú kópiu Vám poskytneme bezplatne a ďalšiu kópiu už s poplatkom.

Právo na opravu

Pokiaľ zistíte, že osobné údaje, ktoré o Vás spracovávame, sú nepresné alebo neúplné, máte právo na to, aby sme ich bez zbytočného odkladu opravili, prípadne doplnili.

Právo na vymazanie

V niektorých prípadoch máte právo, aby sme Vaše osobné údaje vymazali. Vaše osobné údaje bez zbytočného odkladu vymažeme, pokiaľ je splnený niektorý z nasledujúcich dôvodov:

  • vaše osobné údaje už nepotrebujeme pre účely, pre ktoré sme ich spracovávali;
  • odvoláte súhlas so spracovaním osobných údajov, pričom sa jedná o údaje ku ktorých spracovaniu je Váš súhlas nevyhnutný a zároveň nemáme iný dôvod, prečo tieto údaje potrebujeme ďalej spracovávať;
  • využijete svojho práva vzniesť námietku proti spracovaniu u osobných údajov, ktoré spracovávame na základe našich oprávnených záujmov a my zistíme, že už žiadne také oprávnené záujmy, ktoré by toto spracovanie oprávňovali, nemáme
  • domnievate sa, že nami prevedené spracovanie osobných údajov prestalo byť v súlade s obecne záväznými predpismi.

Ale majte prosím na pamäti, že ak keď pôjde o jeden z týchto dôvodov, neznamená to, že ihneď zmažeme všetky Vaše osobné údaje. Toto právo sa totiž neuplatní v prípade, že spracovanie Vašich osobných údajov je aj naďalej nevyhnutné pre splnenie našej právnej povinnosti alebo určenie, výkon či obhajobu našich právnych nárokov.

Právo na obmedzenie spracovania

V niektorých prípadoch môžete okrem práva na vymazanie využiť právo na obmedzenie spracovania osobných údajov. Toto právo Vám umožňuje v určitých prípadoch požadovať, aby došlo k označeniu Vašich osobných údajov a tieto údaje neboli predmetom žiadnych ďalších operácií spracovania – v tomto prípade však nie navždy (ako v prípade práva na vymazanie), ale počas obmedzenej doby.

Právo na prenositeľnosť

Máte právo získať od nás všetky Vaše osobné údaje, ktoré ste nám Vy sami poskytli a ktoré spracovávame na základe Vášho súhlasu a na základe plnenia zmluvy. Vaše osobné údaje vám poskytneme v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Aby sme mohli na Vašu žiadosť údaje ľahko previesť, môže ísť len o údaje, ktoré spracovávame automatizovane v našich elektronických databázach.

Právo vzniesť námietku proti spracovaniu

Máte právo vzniesť námietku proti spracovaniu osobných údajov, ku ktorému dochádza na základe nášho oprávneného záujmu. Pokiaľ ide o marketingové aktivity, prestaneme Vaše osobné údaje spracovávať bez ďalších podmienok; v ostatných prípadoch tak spravíme, pokiaľ nebudeme mať závažné oprávnené dôvody pre to, aby sme v takomto spracovaní pokračovali.

Právo podať sťažnosť

Uplatnením práv vyššie uvedenými spôsobmi nie je nijako dotknuté Vaše právo podať sťažnosť na príslušný úrad. Toto právo môžete uplatniť najmä v prípade, že sa domnievate, že Vaše osobné údaje spracovávame neoprávnene alebo v rozpore s obecne záväznými právnymi predpismi. Sťažnosť proti nami prevádzanému spracovaniu osobných údajov môžete podať na Úrad pre ochranu osobných údajov, ktorý sídli na adrese Hraničná 12, 820 07 Bratislava.

Ako je možné uplatniť jednotlivé práva?

Vo všetkých záležitostiach súvisiacich so spracovaním Vašich osobných údajov, či už ide o žiadosť o informáciu, uplatnenie práva, podanie sťažnosti alebo iný typ požiadavky, sa môžete obracať na  zodpovednú osobu pre ochranu osobných údajov poverenú Spoločnosťou.  Na našich stránkach je dostupný formulár, pomocou ktorého môžete veľmi jednoducho uplatniť vaše práva ohľadom spracúvania osobných údajov.

Vašu žiadosť vybavíme bez zbytočného odkladu, maximálne však do jedného mesiaca. Vo výnimočných prípadoch, najmä z dôvodu zložitosti Vašej požiadavky, sme oprávnený tuto lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace. O takomto prípadnom predĺžení a jeho zdôvodnení Vás samozrejme budeme informovať.

Zodpovedná osoba pre ochranu osobných údajov

Zodpovednú osobu, ktorá je Vám k dispozícií vo všetkých záležitostiach súvisiacich so spracovaním Vašich osobných údajov je možné kontaktovať na e-mailovej adrese gdpr@sofia.sk.  Zodpovednou osobou je Renáta Donátová, 0903 93 93 93, gdpr@sofia.sk.